Onboarding is hét moment dat alles bepaalt

Een effectieve onboarding vormt de eerste echte kennismaking met uw organisatie en bepaalt in belangrijke mate hoe een nieuwe medewerker de start beleeft. Vanuit IT-perspectief vraagt dit om een vlekkeloos proces: een goed voorbereide notebook, een beheerde voorraad en voldoende tijd voor controle en implementatie. Wanneer die elementen ontbreken, ontstaat direct een knelpunt—een medewerker zonder werkend apparaat kan simpelweg niet starten, met frustratie en productiviteitsverlies als gevolg.

Wat is HP Workspace ProConnect?

HP Workspace ProConnect is een alles-in-één Device as a Service (DaaS) oplossing die IT-operaties stroomlijnt en teams voorziet van de tools die ze nodig hebben om te slagen. Van setup tot levenscyclusbeheer: de oplossing regelt alles voor een vast maandelijks bedrag.

Je werkt met geselecteerde HP commerciële notebooks, met robuuste bescherming tegen onopzettelijke schade en een volledig beheerde service. Zo kan je organisatie zich richten op wat écht belangrijk is, terwijl het beheer van devices en lifecycle wordt uit handen genomen.

De 7 belangrijkste voordelen op een rij

• Inzicht in de vloot: datagedreven inzichten om effectief te sturen.
• Controle over de vloot: ITSM-overzicht van alle werkplekken.
• Verbeteren van veiligheid: centraal overzicht en beheer in de ITSM-context.
• Verlagen van Total Cost of Ownership: met minder apparaten meer doen.
• Meer milieubewust: circulair en langer gebruiken van hardware.
• Productiviteit omhoog: snelle omruiling bij een defect (volgende werkdag).
• Medewerkerstevredenheid omhoog: datagedreven modelkeuze voor de juiste fit.

Hoe het werkt in de praktijk: lifecycle-beheer van A tot Z

Het beheer van moderne werkplekken kent meerdere cruciale momenten, van onboarding en migratie tot vervanging en offboarding. Deze processen zijn vaak tijdrovend en operationeel complex voor IT-afdelingen. HP Workspace ProConnect neemt deze taken uit handen en biedt voor elk moment een efficiënte, gestroomlijnde oplossing.

1) Onboarding: direct klaar, zonder handmatige IT-inrichting

Nieuwe werkplekken worden volledig voorbereid en direct gebruiksklaar geleverd. ProConnect selecteert het juiste device op basis van gebruikersbehoeften, installeert een up-to-date Windows-image en leest de Microsoft-hash uit tijdens het imaging-proces voor een naadloze koppeling met de beheeromgeving. Daarna volgt integratie in Microsoft Intune (MDM) en Microsoft Azure, inclusief beveiligingsprotocollen, toegangsrechten en synchronisatie met gebruikers- en groepsbeleid.

Levering kan flexibel op kantoor of thuis, zodat onboarding ook hybride soepel verloopt en nieuwe medewerkers vanaf de eerste inlog veilig toegang hebben tot hun bedrijfsomgeving.

2) Migratie: van bestaande vloot naar beheerde service

ProConnect inventariseert de volledige werkplekvloot in een ITSM-systeem, centraliseert ongebruikte apparatuur en creëert een duidelijk overzicht van functionerende, up-to-date werkplekken. Verouderde of defecte apparaten worden gesignaleerd voor vervanging of upgrade. Vervolgens kunnen werkplekken worden opgenomen in HP ProActive Insights voor datagedreven inzichten, voorspellende analyses en proactief onderhoud.

3) Vervanging: voorspelbaar en gefaseerd, gebaseerd op data

Met analyses wordt bepaald welke apparaten als eerste vervangen moeten worden, op basis van onder andere prestaties, leeftijd, gebruiksbelasting, terugkerende problemen, beveiligingsvereisten en compatibiliteit met moderne software en besturingssystemen. Zo ontstaat een toekomstbestendig vervangingsplan (gefaseerd of volledig), terwijl bestaande hardware slim kan worden herverdeeld om de levensduur te verlengen.

4) Servicegebeurtenis: snelle omruiling bij defect (minimale downtime)

ProConnect combineert servicedeskondersteuning met proactieve, AI-gestuurde monitoring die hardwarestatistieken analyseert om storingen vroegtijdig te voorspellen. Bij een defect wordt razendsnel omgeruild: meldingen vóór 16:00 uur worden de volgende werkdag vóór 11:00 uur afgehandeld.

De gebruiker ontvangt een vervangend apparaat in een verzegelde, herbruikbare HP-koffer, terwijl het defecte apparaat direct wordt meegenomen (thuis of op kantoor). Met een gedelegeerde Intune-rol worden apparaten automatisch ontkoppeld en opnieuw gekoppeld, inclusief toegangsrechten, zodat gebruikers vrijwel zonder onderbreking kunnen doorwerken. Defecte apparaten worden professioneel gerepareerd, veilig gewist, getest en gerefurbisht, en keren terug in de voorraad.

5) Voorraadbeheer: altijd beschikbare, direct inzetbare werkplekken

ProConnect beheert een centrale, volledig geteste en direct inzetbare voorraad moderne werkplekken. Klanten werken met een vast aantal werkplekken binnen het contract; bij een onboarding-verzoek of hardware-omruiling wordt direct een device uit de voorraad toegewezen, volledig geconfigureerd en klaar voor gebruik. Dit voorkomt wachttijden, voorraadtekorten en ongebruikte apparaten in kasten.

6) Offboarding: veilig innemen, volgen en registreren

Het offboarding-proces wordt geautomatiseerd: vertrekkende medewerkers ontvangen duidelijke instructies, plannen zelf een ophaalmoment via een online portaal en krijgen herinneringen en verpakinstructies. De apparatuur wordt veilig verpakt in een verzegelde, herbruikbare HP-koffer en opgehaald door een vervoerder die gespecialiseerd is in discreet en veilig transport. Het systeem bewaakt de voortgang, stuurt reminders en escalaties bij vertraging en registreert alles direct in asset management.

7) Afbouw & circulaire herbestemming: controle, rapportage en duurzaam vervolg

Na ontvangst worden apparaten geïnspecteerd, geregistreerd, getest, gecertificeerd gewist, gerepareerd waar nodig, schoongemaakt en voorzien van firmware-updates. Daarna worden ze gegrade en geclassificeerd, met rapportage richting de financiële eigenaar. Tot slot worden devices herbestemd, refurbished of verantwoord gerecycled.

Waarom kiezen voor OfficeGrip Hardware?

Service Planet is al jarenlang een betrouwbare partner voor reparaties en service namens HP. Dankzij deze samenwerking kan het voorkomen dat je al eerder door hun specialisten bent geholpen, zonder dat je je daarvan bewust was. Service Planet levert service voor gerenommeerde organisaties zoals Coolblue, MediaMarkt en Bol.com, wat hun expertise en landelijke dekking onderstreept.

Daarnaast bieden we meer dan alleen producten:

• HP Workspace Connect als premium dienst.
• Complementair webshopportaal voor IT-gerelateerde aanvragen, merk-onafhankelijk en eenvoudig te gebruiken.
• Multi-user functionaliteit: meerdere gebruikers kunnen bestellen voor diverse vestigingen, volledig beheerd en overzichtelijk.
• Ondersteuning voor moderne beheeroplossingen zoals MDM, Intune, Autopilot, hashes en PKid.
• Eén centraal platform voor hardware én aanvullende IT-diensten, zodat je tijd bespaart en grip houdt op je IT-omgeving.

Kortom: OfficeGrip Hardware combineert expertise, flexibiliteit en schaalbaarheid om je organisatie optimaal te ondersteunen.